Какую онлайн-кассу выбрать для эффективной работы?
Онлайн-касса является аппаратом нового поколения, учитывающая продажи и печатающая чеки, а также отправляющая их в режиме реального времени в налоговую. Контрольно-кассовые машины предыдущих поколений такой возможностью не обладали.
Современную контрольно-кассовую технику (ККТ) можно разделить на несколько основных категорий:
- онлайн-кассы – обладают фискальным накопителем и передают сведения через оператора фискальных данных в налоговую;
- удаленные – кассовые аппараты, которые находятся у продавца и позволяют удаленное подключение с зарегистрированного устройства для проведения оплаты удаленно;
- облачные – оплата через «облачный» сервис, который предоставляется поставщиком услуг продавцу. Идеальный вариант для курьерской доставки, онлайн-сервисов и интернет-магазинов.
Кому может понадобиться онлайн-касса
Использование онлайн-касс – обязательное условие для компаний и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих торговую деятельность. Исключение касается ряда видов деятельности, например:
- кредитные организации;
- самозанятые;
- люди, осуществляющие уход за больными, детьми, инвалидами;
- организации, осуществляющие производство и ремонт металлической галантереи;
- продавцы газет и журналов;
- изготовители изделий народных художественных промыслов и т.д.
Полный перечень и вся информацию об обязательном использовании онлайн-кассы вы найдете в федеральном законе от 22.05.2003 статья 2 N 54-ФЗ (ред. от 29.12.2022) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2023). Всегда обращайте внимание на свежую редакцию закона.
На что обратить внимание при выборе кассы
Онлайн-кассы могут иметь определенные различия, главное из которых – функциональные особенности. По этому признаку идет деление на:
- стационарные. Большие аппараты со встроенным фискальным накопителем, сканером, принтером чеков, весами и ящиком кассы. Используются преимущественно в крупных магазинах и супермаркетах;
- автономные кнопочные. Небольшие портативные кассы с механической цифровой клавиатурой и мини-дисплеем. Хороши для разъездной торговли и небольших торговых точек;
- смарт-терминалы. Это кассы похожие на смартфоны и планшеты из-за своего размера и функциональных особенностей. Предполагают подключение эквайринга и сканера штрих-кодов. Могут быть использованы в любом бизнесе;
- фискальные регистраторы. Имеют фискальный накопитель и принтер для чеков. Работают лишь, когда подключены к компьютеру с специальной программой для формирования чеков. Все программное оборудование идет в комплекте с регистратором;
- онлайн-кассы с эквайрингом. Кассовые аппараты со встроенным фискальным накопителем, принтером чеков и банковским терминалом. Могут быть подключены к мобильной сети и распространены у курьеров, таксистов и иных специалистов в разъездах;
- облачные кассы. Фискальный накопитель и прочее оборудование такой онлайн-кассы расположены в дата-центре компании, предоставляющей услуги по хранению данных.
Выбирая онлайн-кассу следует обратить внимание еще на ряд аспектов, которые определят удобство эксплуатации:
- включена ли выбранная модель в реестр налоговой. Соответствие аппарата требования закона можно проверить на сайте ФНС, открыв реестр по ККТ и найдя нужную онлайн-кассу;
- при наличии у вас иного торговое оборудование (сканер, эквайринг) важно, чтобы по ПО оно было совместимо с выбранной кассой;
- важно, чтобы аппарат имел встроенный эквайринг либо позволял подключить терминал;
- кассовый аппарат со встроенным мощным аккумулятором – незаменимое требование для регионов с частым отключение света и для организаций с выездной работой;
- наличие встроенного сканера для считывания штрих-кодов. Однако при наличии большого объема товаров, проходящих через кассу, лучше иметь стационарную модель.
Что приобрести помимо онлайн-кассы?
Едва ли не главная дополнительная покупка вдобавок к онлайн-кассе - фискальный накопитель (ФН), являющийся «памятью» кассы. Он содержит сведения обо всех кассовых операция и отчетах, передавая зашифрованные данные оператору фискальных данных (ОФД). Оттуда же информация уходит в налоговую. В случае окончания памяти ранее окончания его срока действия, следует заменить ФН на новый.
Фискальный накопитель бывает двух видов:
- Со сроком действия 15 месяцев. Подойдет для организаций, которые работают в режиме ОСНО, продают подакцизные товары, выполняют сезонные работы, а также для предприятий, что работают в труднодоступных районах и передают сведения в ОФД;
- Со сроком действия 36 месяцев. Подойдет организациям, которые работают в спецрежимах УСН, АУСН, НСХН, ПСН и не торгуют подакцизными товарами, а также для предприятий, что работают в общей системе налогообложения, оказывая услуги без продажи товаров.
Помимо фискального накопителя могут потребоваться:
- квалифицированная электронная подпись (КЭП). Этот аналог личной подпись нельзя подделать, а получить можно в налоговой. КЭП позволяет заключить договор с ОФД и зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС.
- сканер штрих-кода;
- эквайринг;
- дисплей покупателя;
- денежный ящик;
- электронные весы и т.д.
Как правильно настроить онлайн-кассу
После закупки необходимого оборудования и заключения договора с ОФД, можно заниматься настройкой ККТ. Этот процесс включает следующие этапы:
- подключение онлайн-кассы к Интернету;
- регистрация в налоговой через личный кабинет, введение данных кассового аппарата;
- регистрация онлайн-аппарата в личном кабинете ОФД;
- установка кассовой программы, которая будет в автоматическом режиме отслеживать все операции, рассчитывать стоимость покупки, осуществлять платежи;
- обучение сотрудников работе с онлайн-кассой.
